Mise en conformité RGPD obligatoire (règlement UE 2016/679)
Le RGPD impose des obligations strictes en matière de protection des données personnelles des salariés.
Responsables paie, DRH et DPO.
Prérequis : Aucun prérequis
1 jour de formation avec audit express.
Plan de développement des compétences ou OPCO.
Le traitement de paie concentre un volume important de données à caractère personnel, dont certaines sensibles : coordonnées bancaires, situation familiale, éléments liés à la santé, saisies sur rémunération.
La formation traite les habilitations d'accès : qui consulte quoi, avec quelle traçabilité. Un accès trop large au système de paie constitue l'un des risques les plus courants et les moins surveillés.
Les durées de conservation applicables aux bulletins, aux justificatifs et aux données déclaratives sont exposées, avec les obligations de conservation qui les justifient.
La responsabilité de l'employeur ne disparaît pas parce que la paie est externalisée. La formation traite les engagements à formaliser avec le prestataire : finalités, mesures de sécurité, sous-traitance ultérieure, sort des données en fin de contrat.
Les transmissions à des tiers — organismes sociaux, mutuelle, prévoyance, organisme de formation — sont examinées sous l'angle de leur base juridique et de leur périmètre.
La conduite à tenir en cas d'incident affectant des données de paie est abordée : constat, mesures immédiates, obligations de notification, information des personnes concernées.
La formation traite la revue périodique des habilitations : qui accède au système de paie, avec quels droits, et suppression effective des accès lors des départs ou changements de fonction. Un accès résiduel constitue un risque courant.
Les flux de données sont examinés : exports vers des tableurs, transmissions par messagerie, sauvegardes locales. Ces pratiques, fréquentes et peu encadrées, échappent aux mesures de sécurité du système principal.
La formation aborde enfin la gestion des demandes internes d'information sur la rémunération d'un salarié, situation courante dont le traitement doit reposer sur une base identifiée et non sur la position hiérarchique du demandeur.
L'information des personnes constitue une obligation de base, souvent traitée par une mention générique insuffisante. La formation traite son contenu : finalités, base juridique, destinataires, durées de conservation, droits et modalités d'exercice.
Le support de cette information est abordé : note interne, avenant, mention au contrat, page dédiée. Ce qui compte est son accessibilité effective et la preuve qu'elle a été portée à la connaissance des salariés.
La mise à jour de cette information lors de l'introduction d'un nouveau traitement — changement de prestataire, nouvel outil, nouveau dispositif de suivi — est traitée comme une étape à intégrer aux projets.
La journée commence par l'inventaire des traitements liés à la paie, exercice qui fait systématiquement apparaître des flux non recensés : exports vers des tableurs, transmissions par messagerie, sauvegardes locales.
La seconde partie porte sur la sécurisation : revue des habilitations, encadrement des prestataires, information des salariés, conduite à tenir en cas d'incident.
Le livrable comprend un registre des traitements de paie renseigné en séance, une trame de revue des habilitations et une procédure de traitement des demandes d'exercice de droits.
Elle vise les responsables et gestionnaires paie, les responsables administration du personnel et les référents protection des données amenés à traiter le périmètre RH.
Elle est particulièrement utile lors d'un changement de prestataire ou de système de paie, moment où les flux de données sont réorganisés et où les engagements contractuels se négocient.
La paie est un domaine en constante évolution. Cette formation fait le point sur toutes les nouveautés impactant la conformité de vos bulletins.…
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